8. 3. 2018

 Hubert J. E. směřuje k automatickému zpracování 100 % zbožových dokladů
Slovenská nápojářská jednička na trhu sektů a šumivých vín Hubert J. E. rozšiřuje možnosti automatického zpracování zbožových dokladů se svými odběrateli. Řešení ORION od CCV Informační systémy, předního českého providera služeb pro elektronickou výměnu dat (EDI) nyní používá také pro automatické zpracování PDF objednávek od klíčových odběratelů a zároveň pro plně elektronické zpracování vydaných daňových dokladů. Současně se zaměřuje na automatizaci výměny dokladů se svými dodavateli, aby se tak přiblížila ideálu digitálního podniku.
Hubert J. E. má na slovenském trhu široké portfolio zákazníků. Kromě prakticky všech významných obchodních řetězců jsou mezi jeho odběrateli i maloobchodní hráči na tradičním trhu, nápojářské velkoobchody nebo gastroprovozy. Celkem přes 200 obchodních partnerů, se kterými si vyměňuje obchodní a logistické doklady jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury. Čistě daňových dokladů zpracuje měsíčně přibližně tisícovku.

Impulzem byly náklady na zpracování vydaných faktur
„Náklady spojené se zpracováním, tiskem a rozesíláním takového množství dokladů byly dobrým důvodem pro elektronizaci fakturačního procesu“, říká Rastislav Levčík, manažer IT a nákupu ve společnosti Hubert J. E. a dodává: „Možnost zbavit se skladu šanonů, ve kterých musely kolegyně v minulosti dlouze listovat, aby dohledaly potřebný daňový doklad, je pak třešničkou na dortu.“
Cílem bylo celý proces toku dokladů maximálně zefektivnit. Elektronickou výměnu dokladů (EDI komunikaci) přitom využívá Hubert J. E. již od roku 2005 a aktuálně s pomocí EDI zpracovává polovinu všech zbožových dokladů automaticky. EDI je díky nejpokročilejším možnostem automatizace pro společnost prioritou. Ne všichni zákazníci však využívají pro výměnu dokladů strukturovaná data EDI.
Především menším odběratelům z oblasti regionálních velkoobchodů či gastro segmentu musela tedy doposud společnost Hubert J. E. posílat faktury e-mailem, faxem nebo vytištěné poštou. Interní průzkum vypracovaný controllingovým oddělením poté odhalil významný prostor k úspoře, pokud by se podařilo tento zastaralý papírový proces transformovat na využití elektronických formátů.
Dalším úzkým místem s vysokou pracností pro obsluhu byl příjem objednávek od těchto zákazníků. Ty chodí od odběratelů, kteří EDI nevyužívají, většinou v podobě PDF přílohy e-mailu. Je tedy potřeba je ručně přepsat do informačního systému, aby s nimi mohla pracovat expedice.
Odteď pouze elektronicky
Na příkladu zákazníka, jakým je Kaufland Slovenská republika, jde o desítky rozsáhlých objednávek měsíčně. Kaufland se díky velkému objemu dokladů stal vhodným pilotním zákazníkem pro automatické zpracování PDF objednávek. Služba ORION PDF2EDI tyto doklady strojově převede na EDI zprávu ORDERS, kterou poté načte do informačního systému společnosti Hubert J. E. stejně jako jakoukoli objednávku od odběratele, který je na výměnu elektronických dokladů EDI připravený.
Dokáže dokonce rozeznat tzv. změnové objednávky, které Kaufland využívá, a obsluhu na ně upozornit. Zpracování těchto objednávek se tak několikanásobně zkrátilo a chybovost se zároveň limitně blíží nule. Tímto způsobem je přitom možné zpracovávat PDF objednávky od jakéhokoli zákazníka a na způsobu odesílání těchto dokladů se pro zákazníka vůbec nic nemění.
Ve zpracování faktur vydaných šel Hubert J. E. ještě dále. „Všechny podoby vydaných daňových dokladů jako jsou dobropisy, cenové dobropisy, vrácení bezplatného zboží a samozřejmě faktury jsme nyní schopni odbavovat elektronicky přímo z našeho systému,“ pochvaluje si Levčík.
Veškeré daňové doklady jsou přenášeny z informačního systému SAP do konsolidačního centra ORION, kde jsou opatřeny ověřeným elektronickým podpisem, odeslány odběrateli a zároveň elektronicky důvěryhodně archivovány včetně využití časového razítka tak, aby splňovaly podmínky aktuální legislativy. „Zavedením elektronické fakturace se zbavujeme spousty papíru a již se nám nestane, že se po některé faktuře doslova slehne zem,“ doplňuje Levčík.

Hľadaj obsah na stránke Logistický monitor

Štatistika

  • Počet návštev článkov 9439684

CHCETE PRISPIEŤ DO LOGISTICKÉHO MONITORU ?

Ak chcete pridať svoj príspevok do rubriky Média monitor spracujte anotáciu podľa vzorovej štruktúry a zašlite ju na adresu logistika@va1.sk 

Ak chcete pridať autorský príspevok zašlite text vo formáte PDF alebo DOC na e-mail: logistika@va1.sk
K príspevku zašlite názov príspevku aj v anglickom jazyku, stručnú anotáciu, kľúčové slová (dôležité pre vyhľadávanie) a fotografiu autora alebo ilustráciu.

Zobraziť vzorovú štruktúru príspevku.

CROWDFUNDING

CROWDFUNDING - je financovanie z mikrozdrojov. Logistický monitor zhromažďuje pre Vás informácie už 20 rokov BEZPLATNE. Pomôžte tomuto projektu dobrovoľnou čiastkou, ktorú pošlete na účet: Tatrabanka a.s. Žilina 2629410129/1100, IBAN: SK5O 1100 0000 0026 2941 0129. Ďakujeme.