16. 12. 2019

Už dávno nejde jen o klasické píchačky pro zaznamenání příchodu a odchodu. Moderní docházkové systémy nabízí chytré píchací hodiny, propracované mobilní aplikace a intuitivní manažerské rozhraní, které nabízí širokou škálu funkcí.

Výhody chytrých píchaček

Chytré píchací hodiny s dotykovým displejem umožní zaměstnanci při odčipování docházky zobrazit aktuální fond přesčasu, odpadá tak potřeba opakovaně kontaktovat mzdovou účetní. Přímo z píchaček se dá požádat o dovolenou nebo prohození směny s tím, že systém zkontroluje pravidla typu „maximálně 2 osoby z daného střediska na dovolené ve stejný den“. Formou notifikace dojde žádost ke správnému nadřízenému. Z chytrých píchaček si prohlédnete osoby na pracovišti nebo i detaily dnešní docházky s tím, že na vše se vztahují nastavená oprávnění. Při vkládání docházky lze jednoduše vybrat činnost nebo aktuální projekt či zakázku, takže má firma přehled nad strukturou využitého času svých zaměstnanců a třeba nákladovosti zakázek.

Mobilní telefony v docházce

Součástí moderní docházky je i aplikace pro mobilní telefony. Zobrazit aktuální stav přesčasu, zbývající sickday nebo podávat žádost o dovolenou tak můžete nejen z chytrých píchacích hodin, ale rovnou z vlastního telefonu. Stejně jako z chytrých píchaček, i z mobilní aplikace lze vybrat konkrétní prováděnou činnost a zakázku. Vlastní plán směn je okamžitě po ruce, vedoucí pracovníci mohou z mobilu směny rovnou i upravovat. Docházka vložená z mobilního telefonu může být doplněná o aktuální GPS polohu, fotografii nebo poznámku. Ke služební cestě je kromě záznamu GPS pozice možno doplnit použité vozidlo, najeté kilometry nebo třeba čerpání paliva. To zásadním způsobem zjednoduší evidenci knihy jízd. Funkce geofence pak vkládá docházku dané osoby zcela automaticky na základě vstupu a opuštění předem vymezeného perimetru.

Kam se nehodí chytré píchačky ani telefon, nastupuje IoT

Ne všude se hodí chytré píchací hodiny nebo mobilní telefony. Na stavbách je použití dotykových píchaček téměř vyloučeno, facility management společnosti zase často nemohou do klientských prostor žádný hardware připojovat. Řešením jsou Autonomní IoT píchací hodiny, tedy malé jednoúčelové zařízení, které díky vlastní baterii funguje týdny až rok bez potřeby elektrické sítě a díky IoT sítím se vložená docházka odesílá odkudkoliv bez potřeby WiFi nebo LAN připojení.

Co s daty o docházce, nepřítomnostech a práce na projektech?

Moderní docházka umí synchronizovat plán dovolených a jiných nepřítomností se sdíleným kalendářem. Vždy je tak přehled o tom, který kolega bude či nebude k dispozici. Pokud uživatelé ke vložené docházce doplní i činnost, zakázku nebo projekt, poskytne takový systém okamžitě přehled o struktuře času zaměstnanců a nákladovosti jednotlivých zakázek. Velkou přidanou hodnotou je i automatika nad daty docházky. Automatické upozornění na zaměstnance chybějící na směně pomáhá vedoucím, ohlídání limitů dovolených a sickdays zase mzdovým účetním a notifikace o dosažení 300 odpracovaných hodin u DPP, konci zkušebního období nebo konci pracovní smlouvy zase pracovníkům HR.

Docházka v Cloudu

Jako většina jiných vnitropodnikových systémů, i moderní docházka se přesouvá do režimu provozu v cloudu. Obrovskou výhodou je fakt, že za data ležící v cloudu je z hlediska GDPR odpovědný provozovatel dané služby a ne klient. Pro provozovatele je tak zabezpečení klíčovým aspektem a stejně jako do zálohování, do něj investuje nemalé prostředky. Cloudová docházka umožní jednoduché napojení na sdílené kalendáře, provoz mobilních aplikací, sbírání dat z více provozoven z různých lokalit a emailové notifikace. Otevřené REST api je obrovskou výhodou, dovolí totiž z moderní docházky data nejenom automaticky stahovat, ale často do takového systému data i vkládat. Napojení docházky na ostatní vnitropodnikové systémy je pak hračkou.

Shrnutí

Potenciál moderních docházkových systémů je obrovský a dalece přesahuje klasické píchací hodiny. Při výběru docházky by měly společnosti zhodnotit, co od takového systému očekávat a co vše může kvalitní implementace přinést. Rádi jim poradíme, jak docházkový systém co nejlépe využít.