10. 2. 2020

system online logo

systemy 2 2020 1Digitalizace dokumentů se vyplácí

Společnost Konica Minolta zveřejnila údaje o poskytování digitalizačních služeb v České republice. Za posledních pět let její zákazníci elektronicky zpracovali více než půl miliardy stran o formátu A4 a digitalizací dosáhli výrazného snížení nákladů na zpracování dokumentů.

Základem digitalizačních funkcí je tzv. OCR zpracování. Díky této funkci dokáže systém rozpoznat jednotlivá písmena v naskenovaném dokumentu, takže uživatelé v něm mohou klasicky vyhledávat konkrétní slova. Dokument je také převeden do editovatelné podoby, a lze jej následně upravovat či přepisovat.

Dalším krokem digitalizace dokumentu představuje jeho tzv. vytěžení, tedy identifikace specifických údajů a jejich automatizovaný přepis do dalších podnikových systémů. Příkladem může být rozpoznání a zkopírování částky z faktur do účetních záznamů. Na vytěžování pak navazují další služby, například řízené firemní procesy, jejichž pomocí lze řídit celý životní cyklus dokumentu od jeho počáteční digitalizace přes automatizované rozeslání k úpravám, autorizaci až po konečnou digitální archivaci.

Podle Konica Minolta pouhým zavedením automatizovaného přepisu údajů z naskenovaných dokumentů (tzv. vytěžením) ušetřili její zákazníci více než 65 milionů korun. Přestože digitalizace snižuje firmám náklady na zpracování dokumentů o více než polovinu, většina firem má v této oblasti stále výrazné rezervy. Mezi nejčastější nedostatky při zavedení digitalizace patří její omezení pouze na jeden typ dokumentu či oddělení, například faktury pro účetnictví. Firmy však mohou pomocí digitalizace zefektivnit také například oblasti automatizovaného zpracování dotazníků, osobních dokladů, vyúčtování či mzdových listů. V jiných případech se společnosti sice rozhodnou pro digitalizaci více dokumentů, ale chybí jim možnost řízení jejich životního cyklu uvnitř firmy. Postrádají napojení na další podnikové systémy nebo na automatizované firemní procesy.

„Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř tři sta tisíc korun,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Často se ještě setkáváme s mylnou představou, že přínos digitalizace končí naskenováním dokumentu a jeho převodem do PDF. Z našich zkušeností vyplývá, že čtyři z pěti firem zdaleka nevyužívají celý potenciál, který digitalizace nabízí.“

Hľadaj obsah na stránke Logistický monitor

Štatistika

  • Počet návštev článkov 9413651

CHCETE PRISPIEŤ DO LOGISTICKÉHO MONITORU ?

Ak chcete pridať svoj príspevok do rubriky Média monitor spracujte anotáciu podľa vzorovej štruktúry a zašlite ju na adresu logistika@va1.sk 

Ak chcete pridať autorský príspevok zašlite text vo formáte PDF alebo DOC na e-mail: logistika@va1.sk
K príspevku zašlite názov príspevku aj v anglickom jazyku, stručnú anotáciu, kľúčové slová (dôležité pre vyhľadávanie) a fotografiu autora alebo ilustráciu.

Zobraziť vzorovú štruktúru príspevku.

CROWDFUNDING

CROWDFUNDING - je financovanie z mikrozdrojov. Logistický monitor zhromažďuje pre Vás informácie už 20 rokov BEZPLATNE. Pomôžte tomuto projektu dobrovoľnou čiastkou, ktorú pošlete na účet: Tatrabanka a.s. Žilina 2629410129/1100, IBAN: SK5O 1100 0000 0026 2941 0129. Ďakujeme.